意外と勘違いされていますが、実は使用する勘定科目は支払内容に対して法律上明確に定められているものではありません。
この支払は○○費ですか？××費ですか？
という質問を受けることがありますが、大きく間違えていない限りはどちらを使用しても問題ありません。
とはいえ注意点もあります。
細かく分けすぎない
設定する科目はある程度自由ですが、細かく分けすぎると大変になってしまいます。
例えば、新聞図書費を新聞を新聞費、図書を図書費としても問題はありませんが、そこを分ける意味がなければただ煩雑になってしまうだけです。
運営上その支払を把握したいなど、区分する事で意味がある場合は区分して、区分する必要がなければ新聞も図書もひとくくりで新聞図書費とするのが良いと思います。
例えば私はクラウドのサブスク利用料や会計ソフトなどそういったシステムの利用に関する内容は別で科目を設定してそこで計上するようにしています。
サブスク費用の勘定科目
私はクラウドシステムのサブスク費用や、ソフト利用料などを「システム利用料」という科目を設定してそこで計上しています。
これは私が業種柄、それに関連する支払が多くなるためそうしています。システム関連にどのくらいかかっているのかを把握するために。
全体の占める割合が少ないけどサブスクの支払があるからと言って、新たに科目を設定する必要は全く無いと考えています。
区分しない場合は、通信費、支払手数料辺りでしょうか。
何でも雑費に突っ込まない
意外とありがちですが、雑費がブラックボック化している事があります。
「困ったら雑費」は極端ですが、このように判断できないものを雑費に入れる事によりそうなりやすいです。
本来は適切な勘定科目が当てはまらない場合に使用するイレギュラーな科目ゆえに、判断に困った時に雑費に入れてしまいがちです。
それをしてしまうと、気付けば雑費が膨らんでしまいます。
決算書を見たときに雑費が他の科目に比べて多いと、ちゃんと帳簿付けているかな？という印象を持たれてしまうと私は考えています。
統一性をもつ
例えばサブスク費用を例にすると、今年は通信費に入っているけど、去年は支払手数料だった。
通信費に含めても、支払手数料に含めてもいずれも間違いではありませんが年によって違うのは好ましくありません。
金額が大きい場合は去年と比較した場合に相違点が出てきますし、帳簿を見れば違うのがすぐに分かります。
これも雑費の時と同様にちゃんと帳簿を付けていないのでは？という印象を持たれてしまいます。
まとめ
勘定科目は支払内容に対して法律上明確に定められている訳ではありません。
ポイントは
細分化しすぎず、自分が把握できるように設定する
という点です。
自分なりの判断基準を持つと、雑費に突っ込まず、年によってコロコロ変わらないはずです。