令和6年1月1日から対応が求められる電子帳簿保存法。
国税庁のHPを見ると、「個人事業主・法人の皆さまへ」と対応のお願い文が載っています。
今回は、
電子帳簿保存法とは何か？
全体像と対応が義務付けられているポイントをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法は3本柱
電子帳簿保存法は3つの区分に分かれています。
- 電子取引データの保存
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
これらの3つの区分は対応が義務付けられているものと、任意なものに分けられます。
電子帳簿保存法の中で対応が義務付けられているもの
3つのうち電子取引データの保存は、全ての事業者に対応が義務付けられています。
電子取引データの保存とは、電子取引で授受した対象書類をデータのまま保存するときの扱いについて定めたものです。
対象書類：請求書、領収書、見積書、注文書、契約書、送り状、納品書など
具体的にはPDFでメール添付された請求書、Amazonなどのインターネット上のサイトからダウンロードする領収書等が身近な例だと思います。
このようなものをデータのまま保存しておく必要があります。
後述しますが、紙のものをデータにして保管するのは義務ではありません。
電子取引データを保存するにあたって
保存する際は原則として、次の3つを満たす必要があります。
- 改ざん防止措置を講じる
「タイムスタンプの付与」、「訂正削除の履歴が残るシステムでの授受・保存」、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」いずれかの方法をとる必要があります。 - 日付・金額・取引先で検索できるようにする
「索引簿を作成」、「規則的なファイル名を付す（検索できるようにする」などの方法があります。 - ディスプレイ・プリンタ等を備付ける
これらを満たす事により、「真実性」と「可視性」を確保しなければなりません。
場合によってそこまでやらなくても良いという例外規定や、対応が間に合わない場合の猶予措置が設けられていますので、
「データでもらったものはデータで保存しておかなければいけなくなった」ところが最低限これだけはやらなければならないというラインになってきます。
電子帳簿保存法の中で対応が任意なもの
電子帳簿等保存とスキャナ保存は、対応は任意で必須ではありません。
電子帳簿等保存とは会計ソフトなどで作成した帳簿などをデータのまま保存するときの扱いについて定めたもので、
スキャナ保存とは紙で受領した請求書や領収書などをスキャンしてデータとして保存するときの取り扱いについて定めたものです。
このうちスキャナ保存と電子取引データ保存を混同されることが多いように感じます。
具体的には店頭で支払ってその場でレシートや領収書を紙でもらった場合は、電子取引には該当しませんのでこれをスキャンしてデータで保存するかどうかはスキャナ保存の区分になりますので対応は任意です。
紙でもらったものはそのまま紙で保管しておいても問題ありません。
スキャナ保存は、データ化するときの解像度など一定の要件を満たす必要があり、まだ少し使いづらい印象です。
こちらも電子取引と同じレベルの猶予措置を設けてくれたらペーパーレスは進むんじゃないかな。と思います。
まとめ
電子帳簿保存法は3つに区分が分かれており、決まり事も色々あって混乱してしまいがちですが
ポイントは、
データでもらったものはデータのまま保存しておくこと
という点です。
原則的には保存にあたっての決まり事もありますが例外規定や猶予措置もあります。
例外規定や猶予措置の適用を受けるにしても、最低限ココは今後やっていかなければいけない部分となります。
編集後記
最近では有り難い事に岐阜市周辺の方からのご依頼が増えてきています。
全国対応でやらせていただいておりますが、岐阜の税理士らしくなってきたような気がします。