お知らせ

Amazonや楽天などのECサイトを仕事で利用する個人事業主の方は多いでしょう。

2024年1月1日から電子取引データの電子保存が完全義務化された今、「毎回、領収書をダウンロードしないといけないの？」「スクショでいいの？」といった疑問をお持ちではないでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法におけるAmazonや楽天の領収書の取り扱いについて、個人事業主がいつまでに何をすべきか、そのルールを分かりやすく解説します。

電子帳簿保存法で、Amazonなどの領収書をダウンロードしなくてもいいケース

ECサイトで購入した際の領収書や明細は、電子帳簿保存法が定める「電子取引データ」に該当します。

このデータを保存するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。

しかし、問題は「可視性の確保」です。

これには、取引年月日や金額などでデータを検索できるようにしておく「検索要件」が求められます。

Amazonや楽天の購入履歴は、細かな検索要件を満たしているとは言えません。

しかし、以下のどちらかの条件を満たせば、検索要件が不要になります。

1. 基準期間（前々年）の売上高が5,000万円以下
2. 電子取引データをプリントアウトした書面を、日付や取引先ごとに整理していつでも提示・提出できる状態にしておく

多くの個人事業主の方は、売上が5,000万円以下であるため、検索要件を満たさなくても問題ありません。

この場合、Amazonや楽天のサイト上でそのまま保管しておくことも可能になります。

Amazonや楽天の領収書をサイト上で保管しない方が良い理由

検索要件が不要な場合でも、税理士の立場としてはECサイト上での保管はあまりお勧めできません。

以下の注意点があるからです。

• 電子帳簿保存法では、領収書などのデータは一定期間の保存が義務付けられています。
  • 個人事業主（青色申告）: 7年間
  • 個人事業主（白色申告）: 5年間
  • 法人: 原則7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間）
    
    現時点では長期間の履歴が確認できますが、サービス提供会社による明確な保証はありません。万が一、サイトの仕様変更やトラブルでデータが消えてしまうと、義務違反になってしまいます。
    
    
• 税務調査での提示が面倒税務調査では、電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認されます。
  その際、購入履歴を見せるためにAmazonや楽天にログインして画面を見せることになりますが、購入履歴にはプライベートな情報も含まれており、個人情報を見せたくないと感じる方もいらっしゃるでしょう。
• 他の領収書と合わせて管理できないECサイトの領収書と他の領収書を別々に管理すると、後から書類を探す手間が増えてしまいます。経費の管理はまとめて一箇所で行う方が効率的です。

これらの理由から、サイト上での保管は避け、ご自身で管理できる方法で保存することをお勧めします。

いつまでにダウンロードするのがベスト？

では、Amazonや楽天などの領収書はいつまでに、どのように保存するのが良いのでしょうか。

結論として、月に一度など、ご自身でタイミングを決めてまとめてダウンロードし、クラウドストレージなどで一括管理する方法がお勧めです。

• 保存するタイミングは？「いつまでに」という明確な決まりはありませんが、月に一度など定期的に処理する習慣をつけるのが良いでしょう。
  まとめて処理することで、事務作業の時間を短縮できます。
• 保存する方法は？ダウンロードした領収書データは、ご自身で決めたルールに従ってファイル名を統一し、フォルダに整理して保存しましょう。
  例えば、「202508_amazon_領収書」のようなファイル名にすることで、後から見返した時に分かりやすくなります。

「ダウンロードが面倒…」と感じる方は、会計ソフトとECサイトを連携させる方法もあります。
購入履歴が自動で会計ソフトに取り込まれるため、ダウンロードの手間が省け、経費の管理も効率化されます。

電子帳簿保存法の対応方針を決めよう

この記事では、電子帳簿保存法におけるAmazonや楽天の領収書の取り扱いについて解説しました。

• Amazonや楽天の領収書は電子取引データに該当する
• 売上5,000万円以下の個人事業主は、検索要件が不要
• 検索要件が不要でも、サイト上での保管はリスクがある
• 定期的にダウンロードして一括管理するのがお勧め

電子帳簿保存法への対応は、個人事業主の方にとって煩わしい作業に感じるかもしれません。

しかし、早めに対応方針を決めておくことで、将来的な不安をなくし、日々の業務に集中できるようになります。

お困りのことがありましたら、お気軽にご相談ください。