お知らせ

バラバラな状態で届くファイル、そのままでは何の書類かわからない。だからリネームが必要です。

でもリネームは地味で後回しにされがちな作業です。

ここがいい加減だと後工程が狂います。フォルダ振り分けが狂い、自動処理の精度も落ちる。

そこでリネーム＆振り分けアプリを作りました。

GeminiのOCRでリネーム案を自動生成し、人が確認・微調整できる半自動の設計です。

どんな書類が届いても、誰がやっても、同じファイル名になる仕組みを目指しました。

工夫したことをまとめます。

人の目を通す余地を残した理由

完全自動にしなかったのは、Geminiの読み取り精度は高くても書類の状態によっては誤読や判断できないケースが出てくるからです。

完全自動にするとそれがそのまま通ってしまうので避けたいなと。

ただ確認作業が煩雑では意味がありません。

確認する人の負担が大きすぎると、そもそも運用が続かない。

手間をできるだけ減らしながら、人が判断すべき部分だけに集中できる設計を目指しました。

完全自動ではなく半自動にしたのは、精度への妥協ではなく運用として現実的な線引きをした結果と思っています。

補助欄で標準化、手入力で柔軟性

リネームの手間を減らすために工夫したのが補助欄の設置です。

そもそもGeminiがOCRでファイルを読み取り、書類の種別判定からリネーム案まで自動で出してくれます。

補助欄にはその結果が初期値として入った状態からスタートするので、多くの場合は確認・微調整だけで済みます。

例えば、書類種別を選ぶと、入力すべき項目が自動で切り替わります。

レシートなら月・取引先・金額、通帳なら開始日・終了日・銀行名、カード明細ならカード会社名、といった具合です。

種別ごとに必要な項目だけが表示されるので、余計な入力欄に迷うことがありません。

標準化を意識して、項目を埋めていくだけで、決まった型のファイル名が自動で組み上がることを目指しました。

ただ補助欄だけに縛ると融通が利かなくなります。

特殊なケースや細かい修正をしたいとき、補助欄経由だと逆に手間がかかることもある。

そこでリネーム欄を直接編集すると補助欄にも反映される双方向の設計にしました。

どちらから作業しても良い状態にしています。

また「不明」が残ったままでは確認ボタンを押してもブロックされます。

Geminiが読み取れなかった項目が「不明」のまま振り分けられることを防ぐための仕組みです。

不明を残したまま先に進めない設計にすることで、後工程に不完全なファイル名が流れ込むリスクを防いでいます。

確信度が高いファイルはまとめて一括確認もできます。

Geminiが高い確信度で読み取れたものは一件ずつ開いて確認する必要がなく、まとめて処理できるので作業量が大きく変わります。

再現性を高めるための改善

標準化が見込めても再現性が悪いと形骸化します。

実際に自分でテスト動作をしながら、使いにくいと感じた部分を一つずつ改善していきました。

最初はファイル一覧に表示される情報が少なく、ファイルを開いてみないと中身がわかりませんでした。

それでは確信度が高いものをまとめて処理する流れが作れない。

書類の種類・取引先・金額などをファイル一覧上でも確認できるよう改善しました。

確信度が高いものは色で一目でわかるようにもしています。

ファイルを開く前に「これは触らなくて良い」と判断できる状態を目指しました。

作業自体が重くならないよう配慮した点もいくつかあります。

表示情報が増えると処理が重くなる懸念がありましたが、必要な情報だけを効率よく取得する設計を意識しました。

一例として、ファイルを切り替えるたびに次のプレビューの読み込み待ちが気になったので、現在のファイルを確認している間に裏で次のファイルのプレビューを先読みする仕組みを入れました。

「次へ」を押した瞬間にはすでに読み込みが終わっている状態を目指した感じです。

こういった積み重ねで、確認作業のリズムが崩れないよう工夫する事で再現性を高めることを目指しました。

まずは走り出す形として

仕組み化には標準化と再現性の両方が必要だと考えています。

標準化だけでは担当者によって使い方が変わってしまう。

再現性がなければ形骸化していく。

その両方を意識して設計してきました。

書類種別が様々ある中で、すべて一発で決まるルールはまだ設定できていません。

運用しながら少しずつルールを追加して精度を上げていくのか、半自動のまま手動修正の余地を残し続けるのか、ここはこれから考えていくところです。

ただリネームの型と補助欄の仕組みが整ったことで、ここからルールを積み上げていく土台はできたと感じています。

まずは走り出す形ができればあとは途中で変えていけます。走り出すところまで行くことが肝心ですね。